こんにちは、ルビリナです
私は現在も建設業の会社で経理業務を行っています
まだ経理業務を始めて間もなかった時の私が知っていたらもっと早く成長ができただろうなと思う経理担当者の心得を5つご紹介します
すべて私の実体験にもとづく心得です
ここでご紹介する5つは、
・経理職員にこれからなろうと考えている人
・既に経理職員の方
共に意識することでで数年後に大きく差が出る内容です
経理担当者が心得ておくべき事
エクセルを利用することが多くなる
大きい企業であれば、「売掛債権だけを担当する」、「請求書の発行だけを担当する」といった1つや数個の業務だけを担当するケースもあります
これは1つの業務でも処理が膨大となり、1つのことに特化させた方が効率が良いためです
しかし、多くの中小企業の経理では、会社の数値が出そろった後に、
- 取引先〇〇の今月の粗利は幾らか？
- 営業社員ごとの売上、粗利は幾らか？
- 当月の労働生産性はどうだったか？
など、会計の数値を利用して様々な当月の状況の報告を求めらえることがあります
私の勤める会社でも上記の内容は毎月社長へ報告資料として提出しています
この元データとなるのが会計ソフトから出力するデータで、そのデータをエクセル集計させ資料を作ります
このため、簡単な関数やピポットなどの機能を利用できるかどうかで作業の時間が大きく異なります
また、出来る限り手入力を少なくすることで入力間違いなどのヒューマンエラーを少なくします
私の場合、経理へ転職しようと決めた時にエクセルを勉強しました
そして、実務の中からよく利用するものが身に付き、より楽にするためにはどうすればよいかと調べた結果、ピポットを利用することが出来るようになりました
経理へ転職前であれば、SUM関数やIF関数を理解し、Vlookup関数まで使えるようになればひとまず十分だと思います
工夫をして業務を減らすことを考える
経理業務は時間との戦いです
経営者からすれば1日でも早く前月の結果（数値）を知りたいと思うものです
このため、月次決算をしている企業であれば、
毎月〇〇日までに会計ソフトへの入力作業を完了させる
という経理ルールが決まっていると思います
私の勤める会社では末締めの15日までに入力作業を終えるようにしています
この締め日を守るためには業務を効率化することや、取引先に対して請求書を送って頂くのを早くすることが必要となります
会計ソフトへこれらの費用を入力した後も、建設業の場合、発生した費用に対して、工事ごとにその費用を集計します
工事のうち、完成した工事については利益が出せたのか？出せたなら粗利何％だったのかの結果が求められます
また、未完成だった工事は仕掛品（まだ完成していない工事の集まり）として1つの勘定科目に金額が貯まります
この金額が適正な値となっているかで費用の計上、または仕掛品から完成品への費用の振替が正しくできているかの確認をします
仕掛品から完成品への費用の振替に過不足があると、会社全体の粗利の数値に大きく影響することがあります
費用や売上の入力から、その金額の妥当性まで検証し、自分なりの納得のいく数値であることを確認するまでが経理の締め日で行うべき作業です
祝日などで稼働に日数が少なくなる月もあるため、常に時間を意識し作業の無駄がないか、効率的にできることはないか探しながら業務にあたります
このため、システム化や無駄な業務フローや改善点が無いか考えながら業務にあたることが大切です
月に1度は整理整頓をする
経理に集まってくる資料は会社のお金に関係する資料です
レシート1枚でも紛失させることはできないため、常に身の回りは整理整頓しておくことが大切です
整理整頓をしていなければ、
- 領収書の紛失の恐れ
- 会計ソフトへ二重で入力してしまう
- 過去の請求書を振り返りたいときにすぐに資料が出てこない
- 上司、管理職からの信頼を低下させる
ということが懸念されます
私の場合、子会社の経理処理をしているときにレシートが1枚見つからないという事態になったことがあります
この時、私は本社の経理処理も別で行っていたので、幾つもクリアファイルが置かれている状態でした
時間もなかったことで焦っていたため、レシートを本社の資料に誤って入れてしまいました
結果的に領収書を見付けることが出来ましたが、無駄な時間をかなり使い、精神的にもよくない時間でした
典型的な例と思われるかもしれませんが、整理整頓ができていないと起こりえる事態なのです
このため、私も毎週金曜日定時になる30分前に身の回りの整理をするようにしています
業務の中にルーティーンとして組み込んでしまえばそれほど苦になる作業でもないので一度実践してみては如何でしょうか？
税金、会計の勉強や情報収集をする
経理業務は毎年同じことの繰り返しと思われる方もいるかもしれません
しかし近年ですと、電子帳簿保存法やインボイス制度など、経理処理が複雑になる変更がありました
特にインボイス対応は領収書の確認方法や会計ソフトへの処理、税金の計算に大きく関わります
このため、正しく処理をする知識を身に付けていなければ税理士の手を煩わせることになったり、最悪税務調査時に否認される要因となります
私がよく視聴する税理士のyoutubeチャンネルでは実際に否認されるケースが出てきていることも説明されていました
私の場合、通勤時にyoutubeチャンネルで会計や税務の情報を仕入れたり、会計ソフトのFREEEが提供するオンラインセミナーなどに参加して情報収集をしています
情報のアンテナを張っておかなければ、新しい会計制度の変更が適応されていたり、社会保険料が変わっていて会社の収支の変化の理由に気づくことが出来なくなってしまいます
自分なりの情報のアンテナを張り巡らせ、必要に応じて勉強をすることが経理職員には求められます
【参考記事】
資金繰りを楽にできないか考える
経理職員で大切な業務に会社の資金繰りを考えるというものがあります
資金がだぶついているときであれば、それほど神経質になる必要はありません
しかし、お金があることが経営者に分かると、何か新しい事業計画や車両の入れ替えなどの支払いを現金で行おうとします
設備投資や新規事業立ち上げが悪いというわけではありません
この情報や、いつ頃○○万円お金が出ていくという情報が正しく共有されていれば資金繰りに組み込み対応することが出来ます
問題なのは、請求書が届いたタイミングでこの事実をしるということです
相手への支払い期間がどれだけかにもよりますが、数百万円であれば明日、明後日に払っておいてと言われるケースもあります
経理としては、
- 支払いは出来るだけ遅く
- 入金は出来るだけ早く
というのが鉄則です
自分勝手と思われるかもしれませんが、これを意識しなければ最悪黒字倒産という結果になります
取引先に無理強いをすることはしませんが、新規で取引が始まる先については出来るだけ上記のことを意識した話をしてもらうようにしています
経理という業務はそれだけ責任の重い仕事をしているという意識を持つことが大切です
但し、建設業界など下請けを使う場合、下請法などの関係もあるの60日以内には支払いをするようにしましょう
まとめ
今回は経理職員の心得ておくべきことを5つご紹介させて頂きました
- エクセルを利用することが多くなる
- 工夫をして業務を減らすことを考える
- 月に1度は整理整頓をする
- 税金、会計の勉強や情報収集をする
- 資金繰りを楽にできないか考える
ここで紹介した内容は転職をしても使える知識、経験です
仮に経理ではない部署に異動となった場合でも、エクセルの関数やピポットが使えることで損をするということはありません
どんな業務でも工夫することを考えることでまた新しい知識や経験を得るチャンスを増やすことが可能となります
身の回りが汚い、散らかっている人と整理整頓の行き届いた人とではどちらの方が信頼できると感じますか？
あなたのことを知らない誰かはそういったところからあなたという人の信頼性を判断するのです
また、業界情報や自分の業務の最新事情にアンテナを張ることでトラブルやミスを事前に防ぐことが出来ます
社会人である以上、知らなかった、教えてもらっていないからやっていないというのが通らないケースがあります
全てわからなくても興味関心を持つことで別の何かとつながることもあります
そして経理という職は会社の存続一端に関わる業務です
ミスなく現状を伝え、未来の見通しを計画し、経営者へ助言、進言することが必要となります
これらのことをすぐに実践することは難しいですが、心得として意識をするようにはしましょう
意識することで考えと行動は変わりますので、必ず立派な経理職員となることが出来ます
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